年會創(chuàng)建一個工作進度表，確認實施細節(jié)。
包括以下幾個方面：（1） ? ? ?邀請的貴賓及確認其成形；（2） ? ? ?舞臺設(shè)計。
場地搭建。
燈光音響布置的完成；（3） ? ? ?文書工作、會議資料的準(zhǔn)備；（4） ? ? ?房間分配表；（5） ? ? ?用餐（餐標(biāo)、菜單、主桌、臺卡）（6） ? ? ?交通安排（7） ? ? ?各項工作的負責(zé)人及聯(lián)系方式；（8） ? ? ?支付各項定金的時間表；（9） ? ? ?表演者的邀請及確認；（10） ?禮品、胸花、指示牌、胸卡；（11） ?會務(wù)照片及錄像資料的制作和贈送。
在檢查準(zhǔn)備工作時，有幾個關(guān)鍵點：圍繞年會的目的、重要人物、核心議題的關(guān)聯(lián)活動是否豐富突出。
在結(jié)算時，要事先專人在www.gzwltysz.com酒店的每個消費場所簽單確認。
比如自助餐的用餐人數(shù)、用車時間及里程、洗衣及長途電話費、上網(wǎng)費、酒水、大堂吧消費、迷你吧消費等。
會議組織注意事項1、在具備條件的前提下將參會人員的資料按每人次準(zhǔn)備好，注意區(qū)分參會人員的角色（如分成會議主持、參會*、參會普通人員），資料按照人員角色分別準(zhǔn)備。
2、會議資料較多時，需要按照會議議程將會議資料按次序排放，裝訂成冊，編好頁碼，方便參會人員閱讀。
3、當(dāng)參會各人員因角色不同需要不同的資料時，應(yīng)當(dāng)按照人員或單位將資料以文件袋裝好標(biāo)注資料歸屬人員或單位，場地布置，方便參會人員領(lǐng)取。
4、若需要給參會人員發(fā)放紀(jì)念品或禮品等，應(yīng)當(dāng)與會議資料一同準(zhǔn)備好，辦公場地租賃，置于資料文件袋中一并發(fā)放給參會人員。
會議通知注意事項：會議通知分為口頭通知和書面通知，場地，其中口頭通知只適用于參會人員較少的非正式會議，書面會議通知需注意以下幾點：1、正式的書面會議通知應(yīng)包含：簡要的www.gzwltysz.com會議議程說明、參會人員、會議時間、會議地點等。
2、書面會議通知應(yīng)通過正式途徑發(fā)送給參會人員，如OA系統(tǒng)、電子郵箱、網(wǎng)站公布等，如有必要可另行電話通知參會人員。
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